Un tribunal aclara quién debe justificar los gastos de viaje y dietas si hay una inspección

El Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) aclara los casos en los que es obligación de la empresa y cuándo es el trabajador es el responsable de ofrecer pruebas

El uso de tarjetas de empresa está cada vez más restringido.
El uso de tarjetas de empresa está cada vez más restringido. Paul Bradbury (Getty)

Cuando un trabajador percibe dietas de su empresa por los gastos de viaje, comidas y alojamiento no tiene que tributar por estos en su declaración de la renta (IRPF). Pero como algunas sociedades abusan de esta vía para pagar más a sus empleados sin aumentar su carga fiscal, la Agencia Tributaria vigila con celo estos gastos. Verifica que realmente se han producido y que efectivamente está relacionado con la actividad laboral. En caso contrario, el fisco considera que se trata parte de la retribución por el que se debe tributar. Pero si se abre una investigación, ¿es la empresa o el trabajador que gastó quien tiene la responsabilidad de ofrecer pruebas? Depende.

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Durante mucho tiempo ha surgido la duda sobre quién tiene que justificar estos gastos cuando la Agencia Tributaria inicia una comprobación a un empleado, porque se da la circunstancia de que, aunque es el empleado el que cobra las dietas, los recibos o facturas que lo justifican suelen estar en manos de la empresa. El Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), la instancia administrativa que dilucida las cuestiones tributarias, y unifica el criterio de la Administración, dictó una resolución el pasado 6 de noviembre en el que aclara algunos aspectos de esta controversia.

El TEAC advierte de que "no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas". José María Salcedo, socio del despacho Ático Juridico, aclara: "Esto quiere decir que cualquier trabajador que haya percibido dietas puede sufrir una comprobación en su IRPF. Cuestión diferente es quién tiene la carga de la prueba de acreditar la realidad de las dietas, y su vinculación con la actividad laboral.

Carga de la prueba

Lo primero que comprueba Hacienda cuando abre una inspección por esta cuestión es analizar si los gastos están relacionados con la actividad de la empresa. Salcedo explica que "esta no es una cuestión baladí. En la mayoría de los casos, Hacienda obliga a los trabajadores a tributar por estas dietas porque éstos no han podido acreditar su realidad ni su conveniencia para la actividad. Por tanto, en la medida en que dicha prueba correspondiera a la empresa, y no al trabajador, estas liquidaciones podrían ser anuladas".

Precisamente por esto, el TEAC, aclara en su resolución qué documentación corresponde aportar respectivamente, a trabajador y empresa, en estos casos. El resumen de la resolución es que el trabajador deberá justificar las estancias y los viajes cuando se desplace en transporte público. Y la empresa le toca dar cuenta de los gastos de locomoción cuando el desplazamiento sea en vehículo privado y los gastos de manutención.

Vehículo privado y manutención: la empresa

Y así lo explica el TEAC: "Los gastos de locomoción mediante uso de vehículo privado así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kilómetro o euros por día) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de los mismos si dispusiera de ella".

Salcedo precisa que la empresa deberá justificar la veracidad de los gastos de locomoción con vehículo privado y los gastos de manutención. Y tendrá que probar el día y el lugar del desplazamiento. Además, la empresa deberá justificar la razón o motivos de los desplazamientos. Es decir, que las dietas pagadas obedecen a razones laborales y de organización de la actividad.

Transporte público y alojamiento: el trabajador

Por otra parte, el TEAC también sostiene que "los gastos de locomoción en caso de haberse utilizado un medio público de transporte, así como los de estancia (con la salvedad de los correspondientes a conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera que no excedan de las cantidades diarias señaladas en la norma), habrán de justificarse, en principio, por el empleado o perceptor de las dietas, al no atribuir la norma la carga de dicha prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por él, estando los justificantes expedidos a su nombre, y regir, en definitiva, el criterio general sobre reparto de la carga de la prueba del artículo 105 de la LGT y que atribuye al obligado tributario acreditar aquellos hechos que le favorecen. Lo mismo cabría señalar de los gastos de aparcamiento o peaje en el caso de que se hubiese utilizado un vehículo privado".

Salcedo aclara que es el trabajador quien deberá justificar la realidad del gasto, pero siempre corresponderá a la empresa demostrar que tales gastos acreditados por el trabajador, obedecen realmente a razones laborales y de organización de su actividad económica. Por tanto, añade, aunque la comprobación se siga contra el trabajador, Hacienda deberá siempre requerir a la empresa, la documentación que acredite la vinculación y motivación de los desplazamientos y estancias que han justificado el pago de dietas al trabajador.

Vinculación del gasto con la empresa

Y es que uno de los puntos importantes que aclara el Tribunal Administrativo es sobre quién debe justificar la pertinencia de los viajes y la vinculación con la actividad empresarial. "La acreditación de la vinculación de estos gastos con la actividad económica de la entidad pagadora corresponderá a esta última, pues a ella le atribuye la norma la carga de probar el día, lugar y motivo del desplazamiento, esto es, que los gastos de desplazamiento de los empleados obedecen a razones laborales y de organización de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de tales circunstancias si dispusiera de ella".

"Es decir", explica Salcedo, "si el trabajador no justifica la realidad de los gastos de locomoción y estancia que antes hemos comentado, y cuya prueba le corresponde, Hacienda podrá exigirle la tributación por las dietas percibidas". Este abogado insiste en que si la prueba se aporta, pero lo que falta es la acreditación de la vinculación y necesidad de dichos gastos para la actividad (que debe justificar la empresa), el trabajador no podrá verse perjudicado.

Y concluye: "Por tanto, en la medida en que el trabajador cumpla, y acredite la realidad de los gastos de locomoción y estancia, cuya carga probatoria le atribuye el TEAC, Hacienda no podrá obligarle a tributar por las dietas percibidas. Y si lo hace, la liquidación dictada deberá ser recurrida contando con muchas posibilidades de ser anulada".

Por último, se refiere el TEAC a la posibilidad de que el trabajador voluntariamente justifique no sólo la realidad del gasto, sino también la finalidad de dichos desplazamientos y su necesidad para la actividad (prueba ésta que corresponde a la empresa). En ese caso, Hacienda podría tener en cuenta estos datos en la regularización. A juicio de José María Salcedo, “con ello lo único que conseguirá el trabajador es facilitarle el trabajo a Hacienda, que ya no tendrá que pedirle dicha documentación a la empresa”.

Sobre la firma

Jesús Sérvulo González

Redactor jefe de Economía y Negocios en EL PAÍS. Estudió Económicas y trabajó cinco años como auditor. Ha cubierto la crisis financiera, contado las consecuencias del pinchazo de la burbuja inmobiliaria, el rescate a España y las reformas de las políticas públicas de la última década. Ha cursado el programa de desarrollo directivo (PDD) del IESE.

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